武庫川女子大学
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研究開発支援課では、科学研究費補助金をはじめとする学外の研究助成金の申請支援、知的財産活用のための特許などの権利化、産学官連携事業への支援などを担当しています。

公的研究費の適正な管理運営のために

 武庫川女子大学・武庫川女子大学短期大学部では、文部科学省による「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン(実施基準)」(2014年2月18日改正)にもとづき、責任体制や行動規範を下記のとおり整備・充実しました。

1 最高管理責任者等の設置と職名の公開

 武庫川女子大学・武庫川女子大学短期大学部を設置する 学校法人武庫川学院(以下「学院」という。)は、公的研究費の適正な執行のために、理事長を最高管理責任者とし、学長をその補佐として統括管理責任者に充て、適切な管理運営を行っています。これまで、公的研究費 とりわけ科研費を中心とする競争的資金について実質的な管理を経理部研究開発支援課が一部署で担っていましたが、内部統制の強化を目指し、部局責任者による予算執行管理(承認決裁)をはじめ、学部事務室の執行管理支援、研究開発支援室 研究開発支援課を設置(経理部研究活性支援課を改組)し研究活動の運営支援に関して一層の機能強化を図るなど、理事長、学長を支えつつ、学院に所属する教職員が一丸となって適正な執行をチェックする体制整備を進めています。

@ 最高管理責任者 :理事長
 学院における公的研究費の使用等に関する基本方針を定め、学院全体を統括し、公的研究費の管理・運営及びコンプライアンス推進について最終責任を負います。

A 統括管理責任者 :学長
 最高管理責任者を補佐し、基本方針に基づき、学校全体の具体的な対策を策定します。また、公的研究費の管理・運営及びコンプライアンス推進について学校全体を統括する責任と権限を持ちます。

B コンプライアンス推進責任者 :事務局長
 統括管理責任者の指示のもと、学校全体の具体的な対策(不正防止計画等)について、その実施状況を確認するとともに、コンプライアンス教育、公的研究費の管理・執行が適切に行われているかモニタリング及び改善指導について法人全体を統括する責任と権限を持ちます。

C 部局責任者  :学部長・ 研究所長
 自己の管理監督又は指導部局における公的研究費の管理・運営について実質的な責任と権限を持ちます。
 統括管理責任者の指示のもと、当該部局における対策を実施し、実施状況を統括管理責任者及びコンプライアンス責任者に報告します。また、公的研究費の使用等について、これが適正なものとなるよう、当該部局の啓発を行うとともに、研究者等に公的研究費の使用等について報告を求め、必要に応じて改善の指示を行います。

D 公的研究費の不正防止計画・コンプライアンス推進委員会
 研究者等に対して公的研究費の使用等に関する啓発を図り、学院において公的研究費が適正に使用及び管理される環境が整備されているか確認し、統括管理責任者の指示のもと、不正防止計画を策定・見直し・改善します。特に、研究者等に対し、より一層の高い倫理感・価値観の醸成を図るための取組を行います。

E 事務責任者  :経理部長
 事務責任者は経理規程第7条に定める経理責任者とし、研究費の経理について責任を負います。
 その他、総務部長、人事部長、学部事務長はそれぞれコンプライアンス推進、研究活動に係る事務について責任を負います。

2 相談受付窓口・通報(告発)窓口の設置

@ 相談受付窓口
 競争的資金等の使用ルール等に関する相談を受け付けるための窓口を、総務部、人事部、経理部、研究開発支援室に設置します。

A 通報受付窓口
 競争的資金等の不正使用に係る通報窓口を、人事部に設置します。
 通報窓口は、不正使用の通報があった場合、最高管理責任者に報告します。
pdf通報受付時のフロー図

3 適正な運営・管理の基盤となる環境の整備・充実

@ ルールの明確化・統一化
 公的研究費の執行手続きについては、学院として基本的なルールを定め、できるだけ統一的な運用を図ります。また、 その際、構成員それぞれの職務に応じた視点でハンドブックやマニュアル等を作成し、特に事務処理に関しては研究者、事務職員等の職務権限・分掌を各段階に於いて明確に規定することとします。

  • 定めたルール等は、定期的にチェックし見直しを図るものとします。
  • ルールの理解度を把握して「分かりやすい」ルールとなっているか、検証します。
  • 定めたルール等に従い例外は認めないこととし、例外処理の指針を定め、やむを得ず処理する場合の手続きを明確化して行うとともに、例外的処理の先例集を作成・周知するなど実務が散漫にならないよう努力します。

pdf公的研究費管理規程

A 競争的資金の執行に関する決裁権限
 部局責任者(学部長・研究所長)を予算執行決裁者とし、事務責任者を支払決裁者とします。

B 関係者の意識向上
 学院は、行動規範を策定して期待する教職員像を明示するとともに、学院に所属する全ての構成員の権限と責任について処理段階ごと明確に規定します。無責任な研究行為についてひとりひとりが当事者意識を持って能動的に判断し、全ての研究者、研究スタッフ、学生がこの規則に従って研究を行うよう教育、訓練、指導を通じて学内の自浄作用の推進を図り、研究の公正性の促進と環境保全に努めます。また、競争的資金に係る全構成員は、不正防止に関する誓約書を提出することとし、コンプライアンス教育の実施と受講者管理を行います。

C 調査及び懲戒に関する規程の整備及び運用の透明化
 通報窓口から報告を受けた最高管理責任者は、調査委員会を組織し、不正行為の事実関係を調査し、教職員の不正行為に対しては、就業規則第80条を適用して対応します。また、不正に関与した取引業者等に対する取引停止等の処分については、最高管理責任者から理事会に上程したうえで、学院物品購入規程第6条の規定に基づき対応します。  懲戒に係る委員会等の審議に当たっては、必要に応じて弁護士、公認会計士の意見を聴取し、公正な対応に配慮します。

D 不正防止・コンプライアンス推進部署の設置
 学院全体の観点から不正防止計画・コンプライアンス教育を推進するために「公的研究費の不正防止計画・コンプライアンス推進委員会」を設置し、各部局責任者が中心となり、監査室と連携しながら、公的研究費の不正な使用を発生させる要因の把握に努め、関係部門と不正防止計画を策定・実施、コンプライアンス推進に努めます。

E 不正防止計画の策定

4 発注・検収システムの改善・充実

@ 発 注
 原則、事務局発注とします。研究者発注を許可する場合でも、1件の取引額が10万円以上の物件については必ず経理部による価格調査のうえ業者選定を行うこととし、100万円以上の物件に於いては、いかなる場合も研究者発注を認めることはありません。
 また、発注時には支出財源を特定することとし、事務局が定期的に予算執行・取引状況等の内容を検証します。

A 検 収
 原則、事務局検収とします。やむを得ず 研究者による検収を許可する場合でも、当事者以外の検収実施を徹底するとともに、実験動物及び試薬等に係る納品については 全て事務局検収とします。
 検収の際は、現物確認を徹底し、一部例外的な取扱とした場合でも、事後の現物確認または使用状況確認を行います。
 また、形式的な照合確認にとどまらず、ルールや研究内容との整合性を確認し、必要に応じ照会を行います。
 なお、例外的な取扱とする場合でも、その取扱いが一般化しないようやむを得ないケースに限定し、厳格に運用します。

B 役務検収
 データベース開発等については原則として有形の成果物及び仕様書、完了報告書等で検収を行うとともに、必要に応じて事後チェックを行います。機器の保守点検の場合は、可能な限り検収担当者の立会等による現場確認を行います。

C 物品の管理(特に換金性の高いもの)
 3万円以上のパソコン、タブレットPCについては、設備備品として学院が物品管理することとしました。デジタルカメラ、ビデオカメラ、テレビ、録画機器、金券類については、物品の所在がわかるように記録するなどし、適切に管理します。

D 取引業者には誓約書の提出を求めるなど、不正に関与しないよう啓発を行っています。

5 非常勤雇用者の勤務状況の確認・照合

@ アルバイト等の雇い入れについては、事務局より雇い入れ通知時での注意喚起を行います。

A 非常勤雇用者の勤務状況等の雇用管理が、研究室まかせにならないよう、定期的に事務局が勤務内容の確認等を行います。

6 出張等の事実確認・照合

 用務内容、訪問先、宿泊先、面談者等が確認できる報告書の提出を求め、重複受給がないかどうかも含め、用務の目的や受給額の適切性を確認し、必要に応じて照会や出張の事実確認を行います。

7 モニタリングの機能強化・充実

@ モニタリング体制の整備
 支出に際しては、学院経理規定に基づき、予算執行承認、支払承認の各段階で事務担当者複数名によるチェックを行っています。また、部局責任者のもとに予算取扱責任者(学科長)、予算担当者(幹事教授)がメンターとなり、研究活動を含む日常的な点検を公的研究費の予算執行管理に加えて行うなど、モニタリング機能を強化しています。

A 監査体制
 本学の公的研究費の支出に関しては、上述の公的研究費管理規程のほか、本学の経理規程その他関連諸規則の定めるところにより、複数の事務担当者による点検体制を採っています。
 また、公的研究費の監査は、公認会計士による外部監査を導入し、厳格に行っています。

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